Vendre

Affaires

Vous trouverez ici tous les éléments pour gérer le suivi de plusieurs affaires de l'opportunité à la facturation.
Cela permet de visualiser de façon efficace l’avancement de chaque affaire et d'interagir dessus rapidement.

Tableau de bord

- Les boutons permettent de visualiser les opportunités.

- Les boutons permettent de visualiser les devis.

- Les boutons permettent de visualiser les commandes et avoirs.

- Les boutons permettent de visualiser les factures, avoirs et relevés.

- Les boutons permettent de filtrer les dossiers par période, suivant le site, la personne qui suit le(s) dossier(s), en rapport au cycle à lequel ils appartiennent, à l'enlèvement ou non de la commande et aussi sur différents critères.

- Le bouton permet de visualiser le suivi d’activités.

- Pour un triage plus précis, le champ "rechercher" est votre meilleur ami.

- Le bouton permet d'afficher les colonnes
que l'on souhaite voir apparaître.

- Le bouton permet de rafraîchir manuellement la liste.

- Il est possible d'exporter vos listes de gestion d'affaires aux formats Excel, CSV ou même PDF via le bouton ,
il sera nécessaire d'activer Flash sur votre navigateur afin d'avoir accès à cette fonction.

- Enfin, le bouton sert à créer soit une Opportunité, un Devis, une Commande ou un Avoir.

Opportunités

L’opportunité est une étape qui permet de dégrossir la recherche du client avant de lui envoyer un devis.
L’onglet se déroule en plusieurs étapes, les opportunités ouvertes à relancer et perdues.
Cela permet de visualiser rapidement l’avancement de chaque opportunité.

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Bureau : lieu de suivi du dossier
  • Client : demandeur
  • Activité : activité du client
  • Contact : personne à contacter (client)
  • Désignation : description du besoin
  • Production : lieu de production
  • Relance / Créé / Perdu : date de création / date de relance
  • Probabilité : estimation de la réussite de l’opportunité
  • Marché : estimation du montant du marché
  • Réf. ERP : référence ERP
  • Réf. Client : référence client
  • Critère(s) : catégories d’affaires
  • Lien(s) : icônes d'action
  • Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

- Ci-dessus le tableau avec les différents dossier d'opportunités

- Le tableau filtre les dossiers en fonction de leur période de traitement :

- Définition des icônes :

  • : indique les meilleurs clients
  • : probabilité basse
  • : probabilité moyenne
  • : probabilité haute
  • : transformer en devis
  • : supprimer l’opportunité
  • : indique un cycle neuf
  • : indique un de maintenance

Création d'une opportunité

Nous allons voir comment créer une Opportunité dans la TopBox.

- À la création d’une opportunité, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

  • Recherche client : indiquer le client concerné
  • Création : indiquez la catégorie opportunité
  • Langue : Choisissez la langue
  • Bureau : lieu de gestion du dossier
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Désignation : indiquer un titre
  • Réf. Client : indiquer la référence clients
  • Réf. ERP : indiquer la référence ERP

  • Probabilité : indiquer l’importance du dossier (basse, moyenne, haute)
  • Montant marché : gain du marché
  • Prévue le : indiquer une date d'échéance
  • Critère(s) : indiquer les critères du dossier
  • Commentaires : préciser des informations complémentaires
  • Relance le : indiquer une date de relance
  • Cliquer sur Créer pour enregistrer la nouvelle opportunité

Passage opportunité à devis

Pour Basculer l'opportunité en devis, il faut cliquer sur dans le tableau regroupant les opportunités

- Cliquez sur transformer pour valider l'action

Devis

Dans cette partie vous avez la possibilité de gérer les devis en plusieurs pour répondre au maximum aux demandes des clients.
Afin de faciliter l’ergonomie de l’onglet Devis, nous avons regroupé les devis en 4 étapes, les devis ouverts, envoyés, à relancer et perdus.
Cela permet une visualisation globale des différents devis et d’agir dessus de façon rapide et efficace.

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

  • N° Affaire : numéro de dossier du devis
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Cycle : cycle de l’affaire (Neuf ou maintenance)
  • Bureau : lieu de suivi du dossier
  • Client : demandeur
  • Activité : activité du client
  • Contact : personne à contacter (client)
  • Désignation : description du besoin
  • Production : lieu de production
  • Colisage : propriétés du colis d’expédition
  • Créé le : date de création
  • Prévu le : date de passage de devis à commande
  • Probabilité : estimation de la réussite de l’opportunité
  • Réf. ERP : référence ERP
  • Réf. Client : référence client
  • Total NC : Total des non-conformités
  • Critère(s) : catégories d’affaires
  • Poids total : poids total des articles du devis
  • Total HT : coût total hors taxe du devis
  • Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

Ci-dessus le tableau regroupant les dossiers des différents Devis à traiter, en retard et perdus.

- Le tableau filtre les dossiers en fonction de leur période de traitement :

Lorsques vous tapez les éléments dans votre devis, la TopBox fait un auto apprentissage pour faciliter la rédaction des devis suivant

- Définition des icônes :

  • : indique les meilleurs clients
  • : indique les nouveaux clients
  • : probabilité basse
  • : probabilité moyenne
  • : probabilité haute
  • : cycle du dossier
  • : créer le devis
  • : modifier le devis
  • : retour en devis ouvert
  • : évolution du devis
  • : pas de projet PDM
  • : envoyer en BE (création projet PDM)
  • : projet en cours de création
  • : ouvrir le projet dans PDM Web
  • : passer en commande
  • : renvoyer le devis
  • : créer un suivi sur ce projet
  • : ouvrir le suivi de projet
  • : supprimer devis
  • : indique un cycle neuf
  • : indique un de maintenance
  • : ouvrir le document dans PDM Web (devis par configurateur)
  • : modifier la configuration (devis par configurateur)

Création d'un devis

Nous allons voir comment créer un Devis dans la TopBox.

- À la création d’un devis manuel, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

  • Création : devis manuel
  • Langue : anglais ou français
  • Cycle : Neuf, permet de créer un devis sans dossier de fabrication (ex : fabrication article).
    Maintenance, permet de créer un devis avec un dossier de fabrication afin de financer la recherche de panne
    (ex : article retourné pour panne, retour en atelier pour diagnostic)
  • Bureau : lieu de gestion du dossier
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Désignation : indiquer un titre
  • Réf. Client : indiquer la référence clients
  • Réf. ERP : indiquer la référence ERP
  • Recherche client : indiquer le client concerné
    Il faut créer le contact client afin de pouvoir le renseigner dans ce champs Gestion des contacts

  • Probabilité : indiquer l’importance du dossier (basse, moyenne, haute)
  • Prévue le : indiquer une date d'échéance
  • Critère(s) : indiquer les critères du dossier
  • Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquer sur Créer pour enregistrer votre nouveau devis

- En cliquant sur on peut créer ou modifier le devis (ouverture d’un nouvel onglet) :

- Informations : on y retrouve les éléments renseignés lors de la création du devis

Poste(s) :

on y retrouve tous les articles qui compose le devis, il y a possibilité d’y ajouter des service comme de la main d’oeuvre.

Pour ajouter des postes, cliquer sur créer poste ou importer.
taper la référence de l’article souhaité et indiquer le dépôt où se situe l'article.

Il y a possibilité d’approfondir la recherche de poste en cliquant sur recherche avancée, d’afficher ou non le détail de prix et de modifier la TVA.

  • Commentaire : description à ajouter sur le poste
    • Une grille tarifaire peut apparaître en fonction du client ou d’un groupe de contact et de la quantité demandé (vous avez la possibilité de modifier les groupes de contacts en vous rendant dans Gestion des Critères et cliquez sur Groupe dans l’onglet Utilisateur / Contact)
  • Type : éléments du poste
  • Quantité : quantité à vendre sur le poste
  • Poids unitaire : poids de l’article pour une quantité
  • Remise (en %) : pourcentage de remise sur le poste
  • Prix unitaire : prix d’un article

- Définition des icônes :

  • : Éditer ou modifier le poste
  • : Déplacer le poste
  • : Dupliquer le poste
  • : Supprimer le poste

- Il y a 4 possibilités pour ajouter un post, le créer,l’importer, rechercher un article/ressource ou la recherche avancée :

1) Créer poste : permet de créer un poste. Pour cela vous devez rechercher un produit ou un article dans la barre de recherche et en fonction du lieu de stockage. Vous pouvez indiquer le titre et laisser le descriptif du poste.

  • Type : indiquez si le poste est un Produit, un Service ou un Transport
  • Quantité : indiquez la quantité souhaité soit en Pièce(s) ou en Volume
  • Poids unitaire : vous pouvez indiquer le poids unitaire du poste
  • Remise (en %) : indiquer le pourcentage de remise du poste
  • Délai de livraison : indiquez le temps de livraison estimé en Jour(s), Semaine(s), Mois

Cliquez sur Enregistrer pour intégrer le poste au devis.

Vous avez la possibilité de gérer le délai soit par poste, soit dans la globalité du devis.

2) Importer : permet d’importer un fichier XLS avec le ou les postes indiqué dessus.

Vous pouvez télécharger le fichier avec le bon template en cliquant sur Template pour import.
Afin d’importer le fichier, il faut soit déposer le fichier dans la zone soit cliquer dans la zone pour aller chercher le fichier.

- Le fichier déposé, un résultat de l’analyse montre les différents postes disponibles dans le fichier.

Vous pouvez modifier la quantité, la masse, la remise et le prix hors taxes du ou des postes.

Pour supprimer un poste, double cliquez sur

3) Rechercher un article : il suffit de taper le titre de l'article ou d’une ressource afin de pouvoir ajouter le poste.

Il vous reste plus qu'à indiquer la quantité souhaitée.

4) La recherche avancée : permet de rechercher des postes par le stock. Indiquez le Type, la Famille, le Dépôt et le Statut de l’article afin d’affiner la recherche.

Cliquez sur pour lancer la recherche.

- Commentaire(s) :

Vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire au devis

- Condition(s) :

  • Date de livraison : indiquer une échéance ou une date
  • Conditions de paiement : indiquer les conditions de paiements
  • Conditions de livraison : indiquer les conditions de livraison
  • Colisage : propriétés du colis d’expédition
  • enlèvement client :
    • le client enlève le colis
    • le client n’enlève pas le colis
  • Date de validité : date de validité du devis

Les champs sont en auto-apprentissage afin de facilité la saisi.

- Document(s) à joindre :

Vous avez la possibilité d’attacher des documents au devis

  • Cliquer sur visualiser pour prévisualiser le devis
  • Cliquer sur envoyer par email pour envoyer le devis par email.
    Le mail est envoyé grâce à la synchro Google My Desk / Mon compte.
  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer le devis
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis le devis
  • Cliquer sur confirmer pour envoyer le devis
  • Vous pouvez aussi envoyer manuellement le devis en cliquant sur envoi manuel puis sur confirmer.
    Cette icône met le Devis dans l’onglet à relancer. Il vous suffit de cliquer sur le devis et sur dans Historique de l'affaire pour exporter le devis et de l'envoyer manuellement à votre client.

- Tutoriel Vidéo :

Gestion de révision d’un devis

Une fois un devis envoyé, il y a possibilité de mettre une révision sur un devis afin d'ajouter ou de supprimer des postes.
Pour cela il suffit de cliquer sur pour faire évoluer le devis.

Cliquez sur confirmer pour faire évoluer le devis. le numéro de devis passes de D2001013 à D2001013-01 (-01 pour révision 1, -02 pour révision 2 ect)

Passage de devis à commande

Pour Basculer le devis en commande, il faut cliquer sur dans le tableau regroupant les devis

- Informations :
regroupe toutes les informations de gestions et du contact en rapport avec la commande

- Commande / Production :
Production à : permet de selectionner le lieu de production.
Priorité : donne un indice de priorité à la commandes.
Commande client : permet d'importer un fichier en lien avec la commande.
Commentaire : ajoute un commentaire en rapport avec la commande.

- Notification :
Envoyer de : indique l'adresse e-mail qui va envoyer la notification
Rechercher : Permet de rechercher l’adresse e-mail à qui doit être envoyé la notification

Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification

Cliquer sur pour créer la commande

Commande

Ci-dessus le tableau regroupant les dossiers des différents commandes en cours, en attente, à venir et livrées

- Le tableau filtre les dossiers en fonction de leur période de traitement :






- Définition des icônes :

  • : indique un cycle neuf
  • : indique un de maintenance
  • : indique les meilleurs clients
  • : indique les nouveaux clients
  • : expédition de la commande au client
  • : enlèvement client sur la commande
  • : devis passé en commande
  • :
  • : commande manuelle
  • : commande sur régularisation
  • : avoir
  • : ordre de priorité de commande
  • : cycle du dossier
  • : modifier le devis
  • : pas de projet PDM
  • : envoyer en BE (création projet PDM)
  • : projet en cours de création
  • : ouvrir le projet dans PDM Web
  • : valider la commande
  • : annuler la commande
  • : valorisation de la commande
  • : facturation manuelle
  • : émettre un avoir
  • : expédition(s)
  • : Régulariser la commande
  • : prestation de service(s)
  • : permet de sortir un bordereau de préparation
  • : permet de sortir un bordereau de fabrication
  • : créer un suivi sur ce projet (PDM PLANNER)
  • : ouvrir le suivi de projet (PDM PLANNER)
  • : supprimer commande

Création commande manuelle / sur régularisation

Nous allons voir comment créer une commande dans la TopBox.

Il y a 2 types de commandes :

- Commande manuelle : commande classique avec les détails des éléments.

- Commande sur régularisation: Permet de laisser une commande en production, l’expédier puis facturer dans un 2ème temps en régularisant la commande.

- A la création d’une commande manuelle / sur régularisation, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

  • Création : indiquez le type de commande que vous désirez
  • Langue : anglais ou français
  • Cycle : Neuf, permet de créer un devis sans dossier de fabrication(ex : fabrication article)
    Maintenance, permet de créer un devis avec un dossier de fabrication afin de financer la recherche de panne (ex : article retourné pour panne, retour en atelier pour diagnostic)
  • Production à : lieu de production
  • Bureau : lieu de gestion du dossier
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Désignation : indiquer un titre
  • Réf. Client : indiquer la référence clients
  • Réf. ERP : indiquer la référence ERP
  • Recherche client : indiquer le client concerné Gestion des contacts
  • Priorité : indiquer l’importance du dossier (basse, moyenne, haute)
  • Critère(s) : indiquer les catégories d'affaires de la commande Gestion des Critères
  • Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquer sur pour créer la commande

En cliquant sur Cela permet d’ajouter ou modifier des postes. La page correspond à la même page que de(s) poste(s) d’un devis.

Validation d’une commande

ATTENTION !!! Si le contact est en prospect, vous ne pourrez pas valider la commande.
Vous devrez le passer en contact afin de valider la commande en vous rendant sur Gestion des contacts

- En cliquant sur cela permet de valider la commande :

- Informations : On y retrouve toutes les informations de la commande. On peut y ajouter la réf client, la commande ERP, le lieu de production et de dépôt ainsi que la priorité de la commande

- Poste(s) commandé(s) et conditions : On y retrouve le(s) poste(s) du devis. On peut gérer le Cycle de gestion en 4 possibilités :

  • Fabrication avec dossier : lance un dossier de fabrication afin de suivre l’avancement et de détailler des étapes et ou des opérations de production. Un suivis de production est indiqué dans la fenêtre "En cours"
  • Fabrication simplifiée : Création d’un bordereau de fabrication imprimable. La valorisation de l’affaire et sont suivis et gérer en direct dans le pack vente. Le dossier de fabrication n’est pas créé (ex : bordereau fabrication simplifié)
  • Sur stock "Avec" expédition : permet de gérer le poste avec les stocks. Cela vous permet d’indiquer le coût du transport
  • Sur stock "Sans" expédition : permet de gérer le poste avec le stock sans prendre en compte le coût d’expédition. Vous ne pouvez plus indiquer le coût du transport avec ce mode de gestion

- Commandé : permet de sélectionner les postes commandés (cette option permet d’éviter de régénérer un bon de commande)

- Mode de facturation : 2 possibilités :

  • Sur expéditions / Traitements : la facturation est éditable par poste de commande et quantité
  • Manuel : facturation par saisi libre / pourcentage (ex : acompte à la commande)

- Conditions de paiement : possibilité de modifier le texte pré rempli (champ en auto-apprentissage)

- Conditions de livraison : possibilité de modifier le texte pré rempli (champ en auto-apprentissage)

- Expédition prévue : date d’expédition

- Enlèvement client : oui / non

- Colisage : Propriétés du colis d’expédition

- Adresse de livraison : Adresse de livraison que souhaite le client

- Notification et envoi de l’AR :

  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer la notification et l’envoi de l’AR
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification et l’envoi de l’AR

- Document(s) à joindre : Possibilité d’attacher des documents au devis

- Cliquer sur pour visualiser le PDF de la commande

- Cliquer sur pour valider la commande

- Si les éléments suivants sont cochés , ils s'ouvriront après la validation

- Tutoriel Vidéo :

Annulation d’une commande

En cliquant sur cela permet d’annuler la commande

Annulation :

- Type : il y a 2 possibilités pour annuler une commande :

  • Annuler et basculer en commande ouverte : met la commande en commande ouverte. La commande prend une révision par la même occasion
  • Annuler et archiver la commande : cette deuxième possibilité rajoute une fenêtre Raison qui permet je justifier l’annulation de la commande à cause du prix, du temps ou d’autres raisons Gestion des Critères
  • Annulation client : permet d’ajouter des documents concernant l’annulation
  • Commentaire : permet de laisser des indications sur l’annulation

Notification :

  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer la notification
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification

Cliquer sur pour confirmer l’annulation de la commande. Elle bascule dans la fenêtre Annulées.

Colonne production

La Colonne production permet de voir l'avancement et le type de gestion des différentes commandes (Vente sur stock, Attente validation BE,Etude BE, Fab. Simplifié).

Pour les éléments en cours de production, il y a possibilité de voir les détails en cliquant sur qui se situe à la gauche du numéro d’affaire.

Prestation de service

- En cliquant sur cela permet de voir et de valider les prestations de services de la commande :

Terminé : Cochez la case si la ou les prestations sont effectués non effectué / effectué

Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer la prestation

Expédition d'une commande

En cliquant sur cela permet d'expédier la commande chez le client :

Adresse de livraison : vous avez la possiblité de modifier l'adresse de livraison en renseignant ce champ ou en cliquant sur

Colisage : indiquez le type de colisage si nécessaire

Poste(s) à expédier : vous avez la possibilité de faire plusieurs envois sur votre commande. Cela va créer plusieurs bordereaux de livraison ainsi qu’une facturation liée aux éléments envoyés. On y retrouve les quantités commandées ainsi que les quantités déjà expédiées

Dimensions du colis : indiquez la longueur, largeur, hauteur et poids (indiquez ces éléments en mètre et kilogramme). En rentrant le coût du transport, une fenêtre s’ouvre en vous indiquant une liste de transporteurs par rapport à votre saisie (Paramètres Transports). Cliquez sur le transporteur de votre choix et le prix apparaîtra dans la case coût

Notification :

  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer la notification
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification

Document(s) à joindre : Vous avez la possibilité d’attacher des documents au bordereau de livraison

  • Cliquez sur Voir BL pour prévisualiser le bordereau de livraison
  • Cliquez sur Enregistrer BL pour enregistrer le bordereau de livraison
  • Ouvrir le PDF : ouvre automatique le bordereau de livraison après enregistrement de celui-ci / n'ouvre pas le PDF
  • Forcer la clôture : force la clôture du bordereau de livraison / ne force pas la clôture. Cela permet de basculer la commande d’en cours à livrer sans la quantité complète demandé. Pour pouvoir clôturer la commande, il faut expédier une première fois la commande avec les quantités désirées puis expédier une deuxième fois la commande sans indiquer de quantité et en cochant Forcer la clôture

Une fois enregistrée, la commande passe dans la fenêtre Livrées

Facture

Dans la partie facture sera géré les factures en fonction de leur date de paiement.
Afin de faciliter l’ergonomie de l’onglet Facture, nous avons regroupé les factures en 2 étapes, les factures facturées et payées.
Cela permet une visualisation globale des différentes factures et d’agir dessus de façon rapide et efficace.

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

  • N° Facture : numéro de la facture
  • N° Affaire : numéro de dossier de l’affaire
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Cycle : cycle de l’affaire (Neuf ou maintenance)
  • Bureau : lieu de suivi du dossier
  • Client : demandeur
  • Activité : activité du client
  • Contact : personne à contacter (client)
  • Désignation : description du besoin
  • Production : lieu de production
  • Colisage : propriétés du colis d’expédition
  • Edité le : date d'édition de la facture
  • Paiement prévu : date de paiement de la facture
  • Priorité :niveau de priorité de la facture
  • Réf. ERP : référence ERP
  • Réf. Client : référence client
  • Total NC : Total des non-conformités
  • Critère(s) : catégories d’affaires
  • Poids total : poids total des articles du devis
  • Total HT : coût total hors taxe du devis
  • Commission : commission sur l'affaire
  • Relevé : relevés mensuel des factures
  • Export EBP : Sortir un fichier pour le logiciel de comptabilité EBP
  • Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

Ci-dessus le tableau regroupant les factures en retard de paiement, qui doit être payées aujourd’hui et payées

- Le tableau filtre les dossiers en fonction de leur période de traitement :




- Définition des icônes :

  • : indique un cycle neuf
  • : indique un de maintenance
  • : indique les meilleurs clients
  • : indique les nouveaux clients
  • : ordre de priorité de commande
  • : cycle du dossier
  • : Relevé
  • : pointer les paiements
  • : paiement partiellement effectué
  • : pas de projet PDM
  • : ouvrir le projet dans PDM Web
  • : valorisation de la commande
  • : facturation manuelle
  • : émettre un avoir
  • : enregistrer numéro d’archivage
  • : archivée sous numéro : ****
  • : supprimer facture

Création d’une facture

En cliquant sur cela permet de passer la commande en facture dans Livrées :

Informations : Vous y retrouvez les informations de l’affaire ainsi que le contact client et ses coordonnées

Poste(s) à facturer : Tous les postes à facturer se retrouvent ici.

    Vous pouvez :
  • facturer les postes désirés
  • choisir la quantité à facturer en fonction de la quantité expédiée et commandée
  • choisir la date de facturation
  • choisir la date de paiement
  • ajouter / modifier les conditions de paiement
  • ajouter un commentaire
  • indiquer l'établissement Financiers de votre choix
  • modifier la TVA
  • modifier le coup du transport et la TVA sur le transport

Notification :

  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer la notification
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification

  • Cliquez sur Voir Facture pour prévisualiser la facture
  • Cliquez sur Enregistrer Facture pour enregistrer la facture
  • Ouvrir le PDF : ouvre automatique la facture après enregistrement de celui-ci / n'ouvre pas le PDF

Une fois enregistrée, la commande devient une facture et bascule dans l'onglet facture

Facturation totale ou partielle

Vous avez deux types de facturations à votre disposition, la facturation totale et la facturation partielle.
Elles vont dépendre de la façon dont vous avez réalisé votre mode de facturation
(Sur expéditions / Traitements ou Manuel ou le choix des postes à facturer).

Paiement totale ou partielle

Cliquez sur pour signaler le paiement de la facture, une fenêtre s’ouvre :

On y retrouve la facture avec sa date de création, sa date de paiement, le montant à payer, la date de paiement de la facture et le type de règlement à indiquer

Cliquez sur pour finaliser le paiement. Si le paiement a été totalement effectué, la facture basculera dans l’onglet Payées. A l’inverse, si la facture a été partiellement payée, elle restera dans l’onglet Facturées et le mot apparaîtra sur la ligne de la facture

Archivage

L'archivage permet de stocker à long terme les différentes factures. Pour Archive la facture, il faut cliquez sur

Indiquez le numéro d’archivage ou vous souhaitez intégrer la facture puis cliquez sur Confirmer.
L’icône passes en vert pour dire que la facture est archivée .
En passant sur le logo, vous pouvez retrouver le numéro sous lequel est archivé la facture

Export EBP

Le logiciel EBP Compta est un logiciel de comptabilité, il y a possibilité d’exporter les factures de la TopBox pour EBP. Les factures seront exportées en fichier CSV

Afin d’exporter les factures, il faut sélectionner les factures et cliquer sur Exporter la sélection.
Vous avez la possibilité de sélectionner toutes ou aucunes factures en cliquant sur
Tous ou Aucun

Création avoir manuel

L’avoir permet de donner au client une valeur équivalente à la valeur facturée.
Il est utilisé lors de souci rencontré pendant une affaire Vous avez 2 possibilités pour créer un avoir,
vous pouvez le créer en cliquant sur créer, ou cliquer sur
Nous allons voir la création d'un avoir

- À la création d’un avoir, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est
obligatoire :

  • Création : Avoir manuelle
  • Langue : anglais ou français
  • Bureau : lieu de gestion du dossier
  • Suivi par : personne en charge du dossier
  • Désignation : indiquer un titre
  • Réf. Client : indiquer la référence clients
  • Réf. ERP : indiquer la référence ERP
  • Recherche client : indiquer le client concerné
    Il faut créer le contact client afin de pouvoir le renseigner dans ce champs Gestion des contacts
  • Critère(s) : indiquer les critères du dossier
  • Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquer sur

L’avoir bascule dans l’onglet Ouvertes de Commande / Avoir sous un numéro surligné .

Cliquez sur afin d’y ajouter un ou des postes (comme pour un devis).

Une fois les postes intégrés, vous pouvez envoyer automatiquement ou manuellement l’avoir (comme pour un devis).

Retourner dans Facture / Avoir / Relevé et cliquez sur

Avoir sur poste(s) :

    Indiquer :
  • La quantité du poste concerné par l'avoir (Qté Avoir)
  • La date de l'avoir
  • Si vous effectué un remboursement (Oui / Non)
  • si remboursement la date prévu de remboursement
  • vous pouvez laisser un commentaire
  • vous pouvez modifier la TVA

Notification :

  • Envoyer de : indiquer une adresse email qui va envoyer la notification
  • Rechercher : indiquer l’adresse à qui doit être remis la notification

  • Cliquez sur Voir Avoir pour prévisualiser l'avoir
  • Cliquez sur Enregistrer Avoir pour enregistrer l'avoir'
  • Ouvrir le PDF : ouvre automatique l'avoir après enregistrement de celui-ci / n'ouvre pas le PDF

Relevés

Relevés permet de regrouper toutes les factures d’un client et sur une période mensuelle.
La facture globale est envoyée par la même occasion.
Cliquez sur Générer et envoyer pour créer le relevé

Pour activer le relevé chez un client, il suffit de se rendre dans Contacts et de cocher de mettre le relevé sur oui dans action spécifique.

Suivi d’activités

Le bouton Activités permet le suivi global de toutes les activités de la société. Ces informations peuvent être triés par périodes et par secteur de travail.
Il est possible d'exporter vos listes de gestion d’affaires aux formats Excel, CSV ou même PDF via le bouton Export.