Acheter

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

• ID : numéro identifiant la demande d’achat
• Suivi par : personne qui suit la demande d’achat
• Bureau : lieu de suivi du dossier
• Client/Service : demandeur
• Contact : identité de demandeur
• Désignaion : description du besoin
• N° Affaire : numéro d’affaire lié à la demande d’achat
• Crée le : date de création de la demande
• Critère(s) : catégories d’achats
• Priorité : importance de la demande d’achat
• Consultation(s) : nombre de consultant lié à la demande d’achat
• Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

- À la création d’une demande d'achat, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

• Pour : indiquer le client ou le service concerné par la demande d’achat
• Création : indiquez la catégorie demande d’achat
• Langue : Choisissez la langue
• Bureau : lieu de gestion du dossier
• Désignation : indiquer un titre
• N° Affaire : indiquer un numéro d’affaire si la demande est liée à celle-c
• Réf. ERP : indiquer la référence ERP
• Probabilité : indiquer l’importance du dossier (basse, moyenne, haute)
• Relance le : indiquer une date de réponse souhaité
• Critère(s) : indiquer les critères du dossier
• Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquer sur Créer pour enregistrer la nouvelle demande d’achat

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande d’achat
• Poste(s) : permet d’y ajouter les articles ou produits désirés dans la demande d’achat. Pour cela cliquez sur Créer poste

Une barre de recherche est disponible afin de vous permettre de rechercher le produit ou l’article désiré. La recherche avancée vous permet de retrouver les éléments avec les outils de recherche de la gestion de stock.

• Titre du poste : indiquez le titre du poste

Vous avez la possibilité d’ajouter une description à votre poste

• Quantité : indiquez la quantité d’article ou de produit désiré
• Prix unitaire estimé : prix d’estimation à l’unité de l’article ou du produit
• Date du besoin : indiquez la date souhaitée de réception
• Livraison à : indiquez le lieu de livraison
• Pièce jointe : vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs documents

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser le poste

• Commentaire : en cliquant sur Créer commentaire, vous avez la possibilité d’ajouter des informations à votre demande d’achat. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le commentaire à votre demande.

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande d’achat. Vous devez renseigner le nom de la personne qui aura la charge de ce dossier ainsi que le lieu de livraison de ou des postes
• Poste(s) : on y retrouve les différents postes de la demande avec les quantités, le prix unitaire et total ainsi que la date de besoin. Vous devez valider chaque poste en cliquant sur
  : demande validée
  : demande non validée. Une fenêtre apparaît pour indiquer la raison de la non-validation
• Notification et envoi : vous avez la possibilité de choisir l'émetteur de la validation de demande et de notifier les personnes désirées

Afin de valider la demande, cliquez sur Valider. Le terme valider va changer en fonction du fait d’accepter tous les postes (Valider tous les postes) ou si vous validez un certain nombre (Valider partiellement). Les postes validés basculent en demande de prix, les postes refusés passent dans l’onglet Refusées de la demande d’achat.

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

• ID : numéro identifiant la demande de prix
• Suivi par : personne qui suit la demande de prix
• Créé par : personne qui a créé la demande de prix
• Bureau : lieu de suivi du dossier
• Client/Service : demandeur
• Contact : identité de demandeur
• Désignaion/Titre : description du besoin
• N° Affaire : numéro d’affaire lié à la demande de prix
• Besoin le : date du besoin
• Critère(s) : catégories d’achats
• Priorité : importance de la demande de prix
• Consultation(s) : nombre de consultant lié à la demande de prix
• Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande d’achat
• Poste(s) : permet d’y ajouter les articles ou produits désirés dans la demande d’achat. Pour cela cliquez sur Créer poste

- À la création d’une demande de prix, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

• Pour : indiquer le client ou le service concerné par la demande de prix
• Création : indiquer la catégorie demande de prix
• Langue : choisissez la langue
• Bureau : lieu de gestion du dossier
• Suivi par : indiquer la personne en charge de la demande de prix
• Désignation : indiquer un titre
• N° Affaire : indiquer un numéro d’affaire si la demande est liée à celle-ci
• Réf. ERP : indiquer la référence ERP
• Probabilité : indiquer l’importance du dossier (basse, moyenne, haute)
• Réponse le : indiquer une date de réponse souhaité
• Critère(s) : indiquer les critères du dossier
• Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle demande de prix

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande de prix
• Poste(s) : permet d’y ajouter les articles ou produits désirés dans la demande de prix. Pour cela cliquez sur Créer poste

Une barre de recherche est disponible afin de vous permettre de rechercher le produit ou l’article désiré. La recherche avancée vous permet de retrouver les éléments avec les outils de recherche de la gestion de stock.

• Titre du poste : indiquez le titre du poste

Vous avez la possibilité d’ajouter une description à votre poste

• Quantité : indiquez la quantité d’article ou de produit désiré
• Prix unitaire estimé : prix d’estimation à l’unité de l’article ou du produit
• Date du besoin : indiquez la date souhaitée de réception
• Livraison à : indiquez le lieu de livraison
• Pièce jointe : vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs documents

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser le poste

• Commentaire : en cliquant sur Créer commentaire, vous avez la possibilité d’ajouter des informations à votre demande d’achat. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le commentaire à votre demande.

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande de prix
• Consultation(s) : permet d’y ajouter les différents fournisseurs avec la référence fournisseur de l’article. Vous avez la possibilité de laisser un commentaire. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le consultant

Une fois les consultants ajoutés, ils apparaissent dans le tableau.

Vous avez la possibilité de les gérer en cliquant sur pour modifier les informations. Cliquez sur pour supprimer le consultant

Une fois tous les éléments entrés, cliquez sur Mettre en “à envoyer” et basculer en “En cours” les demandes de prix seront envoyées aux consultants sélectionnés Vous avez la possibilité d’ajouter de nouveaux consultants dans les consultations en cours en cliquant sur

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

• Consultation : numéro identifiant de la consultation
• Créé par : personne qui a créé la consultation
• Bureau : lieu de suivi du dossier
• Réf .fournisseur : référence du fournisseur
• Titre : intitulé de la consultation
• N° Affaire : numéro d’affaire lié à la consultation
• Commentaire : information complémentaire
• Besoin le : date du besoin
• Critère(s) : catégories d’achats
• Priorité : importance de la consultation
• Lien(s) : actions possibles selon le profil utilisateur
• Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

• Fournisseur : regroupe toutes les informations du fournisseur
• Consultation(s) : regroupe toutes les consultations liées au fournisseur. Vous avez la possibilité de choisir le Template à utiliser et choisir une date de réponse souhaitée en fonction de chaque consultation en cliquant sur la date de la consultation
• Conditions : vous avez la possibilité d’ajouter des conditions de paiement et de livraison
• Notification et envoi : vous avez la possibilité de choisir l'émetteur de la validation de demande et de notifier les personnes désirées. L’adresse du fournisseur est automatiquement assignée
• Document(s) à joindre : vous avez la possibilité de joindre des documents complémentaires aux différentes consultations

Vous avez possibilité de visualiser le PDF avant l’envoi en cliquant sur Voir consultation.
Si la case Ouvrir le PDF est cochée, le PDF s’ouvrira automatiquement après l’envoi de la consultation.
Cliquez sur Envoyer pour envoyer la consultation au fournisseur. La consultation passera dans l’onglet En cours.

Cliquez sur Envoyer pour ré-envoyer la consultation.

• Fournisseur : regroupe toutes les informations du fournisseur
• Bilan des relances de l’envoi : regroupe toutes les consultations liées au fournisseur
• Relance : dans prochaine relance, indiquez la date à laquelle vous voulez effectuer la prochaine relance. Vous avez la possibilité de laisser un commentaire dans commentaire
• Notification et envoi : vous avez la possibilité de choisir l'émetteur de la validation de demande et de notifier les personnes désirées. L’adresse du fournisseur est automatiquement assignée

Vous avez la possibilité de voir le PDF de relance en cliquant sur Voir relance.
Si Ouvrir le PDF est coché, le fichier s’ouvrira au moment du lancement de la relance.
Cliquez sur Relancer afin de relancer la consultation.

• Informations : regroupe toutes les informations du fournisseur et de la consultation. Vous pouvez y indiquer l’offre fournisseur et la référence fournisseur. Le titre, la description et le commentaire peuvent-être modifier en cliquant sur Si est décoché, vous ne pouvez pas les modifier
• Quantité et Conversion : indiquez la quantité consultée chez ce fournisseur ainsi que son unité (Pièce(s), Litre(s), Kg, Mètre(s))
• Chiffrage : vous pouvez y indiquer les informations transmises par le fournisseur comme le prix unitaire hors taxe, la taxe, la remise, le délai de livraison, la quantité minimum de commande, le coût minimum de commande, le type de conditionnement, le coût du transport, le seuil franco et les conditions de paiement et de livraison

Cliquez sur Sauvegarder la réponse du fournisseur.
Cliquez sur Décliner pour la réponse du fournisseur.
Cliquez sur Fermer pour arrêter ne pas sauvegarder la réponse du fournisseur.

• Informations : regroupe toutes les informations du fournisseur et de la consultation. Vous pouvez y indiquer l’offre fournisseur et la référence fournisseur. Le titre, la description et le commentaire peuvent-être modifier en cliquant sur Si est décoché, vous ne pouvez pas les modifier
• Quantité et Conversion : indiquez la quantité consultée chez ce fournisseur ainsi que son unité (Pièce(s), Litre(s), Kg, Mètre(s))
• Chiffrage : cette partie n’est pas modifiable tant que vous n’avez pas indiqué la réponse du fournisseur (la partie est grisée). Vous pouvez y indiquer les informations transmises par le fournisseur comme le prix unitaire hors taxe, la taxe, la remise, le délai de livraison, la quantité minimum de commande, le coût minimum de commande, le type de conditionnement, le coût du transport, le seuil franco et les conditions de paiement et de livraison

Cliquez sur Modifier pour appliquer les modifications.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer la consultation.
Cliquez sur Fermer pour arrêter la modification de la consultation.

Cliquez sur Commander pour passer la ou les consultations en commande.

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

• N° Commande : numéro de suivi de la commande
• Suivi par : personne qui suit la commande
• Créé par : personne qui a créé la commande
• Bureau : lieu de suivi de la commande
• Réf. Article : référence de l'article
• Réf. fournisseur : référence du fournisseur de l'article
• Désignation / Titre : description de la commande
• N° Affaire : numéro d’affaire lié à la commande
• Besoin le : date du besoin
• Statut : avancement de la commande
• Critère(s) : catégories de la commande
• Total HT : coup total hors taxe de la commande
• Priorité : importance de la commande
• Réception(s) : éléments de la commande réceptionnés
• Lien(s) : actions possibles selon le profil utilisateur
• Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la demande d’achat
• Poste(s) : permet d’y ajouter les articles ou produits désirés dans la demande d’achat. Pour cela cliquez sur Créer poste

- À la création d’une commande, renseigner tous les champs nécessaires. L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire :

• Pour : indiquer le client ou le service concerné par la commande
• Création : indiquer la catégorie Commande manuel
• Langue : choisissez la langue
• Bureau : lieu de gestion de la commande
• Suivi par : indiquer la personne en charge de la commande
• Désignation : indiquer un titre
• N° Affaire : indiquer un numéro d’affaire si la commande est liée à celle-ci
• Réf. ERP : indiquer la référence ERP
• Probabilité : indiquer l’importance de la commande (basse, moyenne, haute)
• Réponse le : indiquer une date de réponse souhaité
• Critère(s) : indiquer les critères de la commande
• Commentaires : préciser des informations complémentaires

Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle commande

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la commande
• Fournisseur : indiquez dans le champ de rechercher le fournisseur désiré
• Poste(s) : permet d’y ajouter les articles ou produits désirés dans la commande. Vous avez la possibilité de rafraichir la page en cliquant sur Rafraichir. Pour ajouter des postes à la commande, cliquez sur Créer poste

Informations :

• Ref. Article : indiquez la référence de l’article à commander
• Ref. fournisseur : indiquez la référence fournisseur de l’article à commander
• Titre : indiquez un titre à votre poste (si la référence de l’article est connue dans la TopBox, le titre apparaît automatiquement)
• Description : indiquez la description de votre poste (si la référence de l’article est connue dans la TopBox, la description apparaît automatiquement)
• Quantité : indiquez la quantité désirée ainsi que son type de conditionnement (pièce, litre, etc.)
• Date de livraison : indiquez la date de livraison désiré
• Livraison à : indiquez si vous désirez aucune livraison ou le lieu de livraison (Gestion Sociétés)

Chiffrage :

• Prix unitaire HT : indiquez le prix unitaire hors taxe de l’article
• Remise : indiquez une remise sur l’article (s’il y en a une) en pourcentage
• Taxe : indiquez la taxe de l’article
• Conditionnement : indiquez le conditionnement de l’article
• Cond. Paiement : Indiquez les conditions de paiement
• Cond. Livraison : Indiquez les conditions de livraison

Cliquez sur Créer pour finaliser le poste (vous pouvez annuler la création de poste en cliquant sur Fermer)

Vous pouvez créer autant de poste que vous le souhaitez, les modifier en cliquant sur CRAYON et le supprimer en cliquant sur

Cliquez sur Terminer la création puis Confirmer pour terminer l’édition de la commande. Elle bascule en commande à envoyer.

En cliquant sur vous avez la possibilité d’éditer de nouveau la commande. Une fenêtre s’ouvre et vous permet de modifier ou supprimer le ou les postes liés à la commande.

• Informations : on y retrouve les informations rentrées lors de la création de la commande
• Commande : on y retrouve toutes les commandes liées à l’envoi de commande, vous pouvez y indiquez la référence d’article, la quantité à commander et la date de livraison pour chaque commande. Indiquer les conditions de paiement et de livraison ainsi que le coût de transport si nécessaire
• Notification et envoi : vous avez la possibilité de choisir l'émetteur de l'envoi de commande et de notifier les personnes désirées. L’adresse du fournisseur est automatiquement assignée
• Document(s) à joindre : vous avez la possibilité de joindre divers documents complémentaires

Cliquer sur pour visualiser le PDF de la commande

Cliquer sur pour envoyer la commande

Si l'élément suivants est coché il s'ouvrira après l'envoi de la commande

La commande bascule dans l’onglet Attente AR

• Fournisseur : on y retrouve les informations du fournisseur
• Commande : on y retrouve les postes concernés par la commande, indiquer le prix unitaire hors taxe, la remise, la quantité et la date de livraison pour chaque poste. Indiquer le coût de transport si nécessaire

Cliquer sur

La commande bascule dans l’onglet En cours

• Informations commande : on y retrouve les informations de la commande
• Informations article : on y retrouve les informations de l’article
• Entrée en stock : indiquer le dépôt, la quantité réceptionner la date réelle de réception (seulement si vous effectué l’entrée en stock dans la TopBox un jour différent que celui de la réception), Le stockage et le numéro d’affaire (si la commande et liée à une affaire). Vous pouvez également laisser un commentaire sur la réception
• Forcer la clôture : force la clôture de la réception / ne force pas la clôture. Cela permet de basculer la commande d’en cours à réceptionner sans la quantité complète demandé. Pour pouvoir clôturer la commande, il faut réceptionner une première fois la commande avec les quantités désirées puis réceptionner une deuxième fois la commande sans indiquer de quantité et en cochant Forcer la clôture

Cliquer sur

La commande bascule dans l’onglet Reçues

• Fournisseur : on y retrouve les informations du fournisseur
• Commande : on y retrouve les postes concernés par la commande, cocher les postes à facturés dans la colonne à Facturer du tableau. Indiquer les coûts de transport s’il y en a
• Facture / paiement : insérer en pièce jointe la facture fournisseur et indiquer la date de paiement
• Document(s) à joindre : vous avez la possibilité de joindre divers documents complémentaires

Cliquer sur

La commande bascule dans l’onglet Facturées

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

• N° Commande : numéro de suivi de la commande
• Suivi par : personne qui suit la commande
• Créé par : personne qui a créé la commande
• Bureau : lieu de suivi de la commande
• Réf. Article : référence de l'article
• Réf. fournisseur : référence du fournisseur de l'article
• Désignation / Titre : description de la facture
• N° Affaire : numéro d’affaire lié à la facture
• A payer le : date de paiement de la facture
• Statut : avancement de la facture
• Critère(s) : catégories de la commande
• Total HT : coup total hors taxe de la commande
• Priorité : importance de la commande
• Lien(s) : actions possibles selon le profil utilisateur
• Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine