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La gestion de contact regroupe tous les contacts fournisseurs

Tableau de bord

Les boutons permettent de trier la liste des contacts :

  • Mes contacts : contacts que vous avez créé ou importé grâce à la synchronisation des contact Google via votre compte personnel dans My Desk.
  • Tous les contacts : contacts partagés des autres utilisateurs de la TopBox.

Les boutons permettent de filtrer les contacts, en fonction de ce que vous voulez voir d'afficher, du propriétaire du contact, de son activité et ses critères.

- Le bouton permet de visualiser le suivi d’activités.

- Pour un triage plus précis, le champ rechercher est votre meilleur ami.

- Le bouton permet d'afficher les colonnes que l'on souhaite voir apparaître.

- Le bouton permet à la recherche de rafraichir manuellement la liste.

- Il est possible d'exporter vos listes de contacts aux formats Excel, CSV ou même PDF via le bouton ,
il sera nécessaire d'activer Flash sur votre navigateur afin d'avoir accès à cette fonction.

- Enfin, le bouton sert à créer un nouveau contact..

- Plusieurs colonnes composent le tableau :

  • Société : société du contact
  • Nom / Prénom : nom / prénom du contact
  • Fonction : fonction dans la société du contact
  • Activité : activité de la société du contact
  • Fixe : numéro de téléphone fixe du contact
  • Mobile : numéro de téléphone portable du contact
  • Fax : numéro de fax du contact
  • Email : adresse e-mail du contact
  • Site Web : site web de la société du contact
  • Code postal : code postal de la société du contact
  • Ville : ville de la société du contact
  • Pays : pays de la société du contact
  • Carte : adresse de la société du contact
  • Propriétaire : propriétaire du contact
  • Critère(s) : Catégories des affaires
  • Groupe : Standard / Distributeur / Grand Compte (Grille tarifaire)
  • Statut : contact actif ou inactif
  • Relevé Mensuel : Relevé mensuel des factures du contact
  • Lien(s) : actions possibles selon le profil utilisateur
  • Commission : % de commission du contact
  • Restaurer : restaure le tableau en disposition d’origine

Chaque ligne de contact est affichée dans le tableau selon l'organisation des colonnes ci-dessus

Le tableau filtre les contacts en fonction de leur entreprise :

- Définition des icônes :

  • : Adresse non indiquée
  • : Adresse indiquée
  • : Statut actif ou inactif
  • : Relevé Mensuel oui ou non
  • : Contact commercial protégé par nom propriétaire
  • : Réaffecter le contact
  • : Dupliquer le contact

Création d'un contact

Il faut cliquer sur le bouton créer pour ouvrir la fenêtre de création d’un contact, renseignez tous les champs nécessaires.
L’astérisque (*) stipule que le champ est obligatoire.

  • Groupe : permet de définir le groupe du contact (relié à la grille tarifaire)
    • Standard : contact peut important
    • Distributeur : contact moyennement important
    • Grand compte : contact très important
  • Civilité : civilité du contact
  • Nom : nom du contact
  • Prénom : prénom du contact
  • Fonction : fonction du contact dans la société
  • Email : adresse email du contact
  • Critère(s) : mot clé associé au contact (à définir dans Administre - gestion des critères)
  • Activité : activité de la société du contact
  • Société : nom de la société du contact
  • Fixe : numéro de téléphone fixe du contact
  • Mobile : numéro de téléphone portable du contact
  • Fax : numéro de fax du contact
  • N°TVA : TVA en fonction du pays du contact
  • Site Web : site internet de la société du contact

Possibilité d’ajouter les adresses mails de la comptabilité et de la logistique du contact

- Tutoriel Vidéo :

  • Rechercher : indiquez un lieu pour une recherche rapide
  • Rue : rue où se situe la société
  • Code postale : code postale de la ville où se situe la société
  • Ville : ville où se situe la société
  • Pays : pays où se situe la société

Une carte Google se situe sur la droite des coordonnées afin d’indiquer le lieu où se trouve la société.

Il y a possibilité d’indiquer une adress de livraison et de facturation différente de l’adresse principale.

  • Type : type de contact Prospect / Client / Fournisseur / Client et fournisseur
  • Affecter à : utilisateur TopBox qui sera propriétaire du contact
  • Partager : partager le contact aux utilisateurs TopBox

Cliquez sur Créer pour créer le contact.

Une fois le contact créé, vous pouvez le dupliquer en cliquant sur .
La page de création revient avec les coordonnées et informations remplie.

Réaffectater le contact

Il y a possibilité de réaffecter le contact en cliquant sur

  • Réaffecter à : indiquez le nouvelle utilisateur TopBox qui sera propriétaire du contact
  • Notifier : permet de notifier ou non le nouveau propriétaire du contact :
    • le nouveau propriétaire sera notifié de la réaffectation
    • le nouveau propriétaire ne sera pas notifié de la réaffectation

Cliquez sur Réaffecter pour réaffecter le contact

Gestion du contact

En cliquant sur le contact, on peut gérer plusieurs informations

- Coordonnées : permet de modifier les principales informations du contact ou de le supprimer (fenêtre identique à la fenêtre création et duplication du contact)

- Paramètre : permet de mettre des éléments complémentaire au contact

  • Cond. paiement : indiquez une condition de paiement
  • Cond. livraison : indiquez une condition de livraison
  • coefficient de marge : coefficient de marge à appliquer sur le contact
  • Seuil de commande : valeur maximum pour accepter la commande du contact
  • Commission (en %) : pourcentage de commission souhaité sur ce contact

  • Code compta : code comptabilité
  • Code fournisseur : code du fournisseur

  • Relevé mensuel : indiquez si vous voulez ou non un relevé mensuel pour ce contact
  • Règlement sur LCR : indiquez si vous voulez ou non une Lettre de Crédit pour ce contact (disponible seulement si Relevé mensuel sur Oui)

  • Format du compte : indiquez le RIB ou l’IBAN du contact et complétez les champs

  • Type de l’alerte : permet d’indiquer des alertes sur le contact. Une fenêtre apparaît pour indiquer l’alerte et un widget peut-être ajouté dans l'accueil de la TopBox
    • Aucune : aucune alerte sur le contact (Texte alerte bloqué)
    • Informative : permet de laisser un message en l’écrivant dans Texte alerte
    • Informative et bloquante : permet de laisser un message en l’écrivant dans Texte alerte et de bloquer le contact

- Tutoriel Vidéo :

Cliquez sur Modifier pour apporter les modifications des paramètres.

- Note : permet des notes sur le contact en cliquer sur modifier.

- Rédigez le commentaire que vous voulez laisser sur le contact puis cliquez sur Sauvegarder.

- Historique : regroupe toutes les activités entre vous et le contact (Devis, Commandes, Facture, ...) Vous pouvez trier ces éléments par domaines et périodes.

- Activité : regroupe toutes les activités entre vous et le contact (Devis, Commandes, Facture, ...)

- Finances : regroupe toutes factures et avoirs du contact

- Vous avez possibilité d'afficher les factures et avoir en fonction de certaines périodes et de les ouvrirs

- Statistiques : regroupe les informations comme le chiffre d’affaire des devis, la répartition des commandes, le listing des articles achetés, le délai de livraison moyen et la marge brut en négoce. Vous pouvez filtrer ces informations en fonction de certaines périodes

- Accès EDI : permet de donner ou restreindre l’accès du contact à certaines applications de la TopBox (commandes en cours, assemblage du configurateur,...).

Cliquez sur Modifier pour enregistrer les modifications

Suivi d’activités

Le bouton Activités permet le suivi global de toutes les activités de la société. Ces informations peuvent être triés par périodes et par secteur de travail.
Il est possible d'exporter vos listes de gestion d’affaires aux formats Excel, CSV ou même PDF via le bouton Export.

Accès EDI contact

Pour que vos contacts puissent accéder à l’EDI il faut suivre les étapes suivantes :

- Sur la page de connexion à la TopBox, le contact doit cliquer sur le texte encadré en rouge

- Tutoriel Vidéo :

- Le contact doit indiquer son adresse mail (l’adresse mail que vous avez enregistrer dans la sa fiche contact) et cliquer sur Obtenir mon code. Un mail lui est envoyé avec un code valable 1 mois. Une fois le code ajouté à la barre Mon code, cliquez sur Se connecter.

- Le contact accèdes aux accès que vous lui avez autorisé comme ces commandes, ces factures, ces relevées, les configurateurs, etc.